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A iminente reforma tributária já começa a revelar deficiências significativas na gestão fiscal das companhias. Com a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) programada para daqui a menos de nove meses, um grande número de empresas ainda se depara com procedimentos demorados e uma excessiva dependência de intervenções manuais.

Um estudo conduzido pela V360, especializada em automatização de pagamentos a fornecedores, aponta que a maioria, 62,2% das empresas, gasta mais de 20 dias para processar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, sendo que 22,3% levam mais de um mês para essa tarefa.

Contraditoriamente, 87% dessas mesmas organizações declaram possuir um elevado grau de automação fiscal. Essa disparidade sublinha o fenômeno que especialistas denominam “falsa automação”, caracterizado por processos digitalizados que, paradoxalmente, ainda demandam considerável envolvimento humano.

Apesar dos progressos tecnológicos, a transição para o novo regime fiscal promete intensificar a pressão sobre estruturas tidas como ineficientes. Essa constatação expõe entraves cruciais justamente quando o Brasil se prepara para uma reformulação abrangente de seu sistema tributário.

A pesquisa coletou informações de 355 profissionais de companhias de médio e grande porte, predominantemente aquelas com grande volume de operações. Entre as empresas entrevistadas, 63% gerenciam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.

Automação incompleta e morosidade

Em termos práticos, a automação ainda se mostra deficiente. Embora 61% das empresas consigam realizar a captura automática de notas fiscais, somente 49% conseguem efetuar o registro completo no sistema sem a necessidade de intervenção manual.

Tal situação ocorre porque os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP), que atuam como o “cérebro” operacional das empresas, exigem integrações e validações complementares para operar com total eficácia no complexo cenário tributário brasileiro.

“Muitas organizações creem estar plenamente automatizadas, contudo, ainda dependem de colaboradores para a validação de dados e a finalização de processos”, explica Izaias Miguel, CEO da V360. Ele complementa: “O documento é inserido de forma automática, mas ainda demanda ajustes e verificações antes de prosseguir no sistema.”

Riscos à operação

O levantamento também evidencia deficiências na etapa de validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, cotejando itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra.

Adicionalmente, 44% das companhias efetuam verificações apenas parciais, e um percentual de 8% ainda mantém suas operações de maneira inteiramente manual.

Este panorama eleva os riscos de ocorrência de pagamentos incorretos, falhas fiscais e uma diminuição do controle interno, principalmente em corporações que lidam com um grande número de fornecedores.

“O intervalo entre a emissão e o registro de uma nota fiscal serve como um indicador nítido de eficiência. Quando esse processo se estende por semanas, isso resulta em um acúmulo de exceções e a necessidade de retrabalho”, pontua Miguel.

Aumento da pressão com a reforma

A implementação do novo regime tributário promete intensificar ainda mais esta situação. As empresas precisarão ajustar seus sistemas para gerenciar simultaneamente as normas fiscais atuais e as futuras, além de incorporar novos tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que, juntos, formarão o IVA Dual.

Conforme a avaliação do CEO da V360, o maior desafio não reside meramente na compreensão da reforma, mas sim em sua efetiva execução dentro de estruturas corporativas que são frequentemente complexas e deficientemente integradas.

“O levantamento revela pontos fracos cruciais nos procedimentos de validação: menos da metade das empresas realiza uma verificação exaustiva das notas fiscais comparando-as com os pedidos de compra, enquanto as demais se apoiam em validações parciais ou manuais. Esta realidade eleva consideravelmente o potencial de erros”, reitera Miguel.

Período de testes

Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase de testes, onde as empresas aplicarão uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos impostos vigentes. A partir de 2027, ocorrerá a extinção progressiva dos cinco tributos sobre o consumo, ao passo que as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.

Mesmo diante de alíquotas meramente simbólicas, as obrigações acessórias entram em vigor imediatamente. As empresas serão compelidas a detalhar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos mandatórios e classificar fiscalmente produtos e serviços com precisão. Em dezembro, a Receita Federal anunciou a suspensão das penalidades por ausência da discriminação desses dois novos tributos nas notas fiscais, medida válida até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.

Segundo Miguel, neste contexto, a automação transcende seu papel de mera ferramenta operacional para assumir uma função estratégica. “Empresas que priorizam a eficiência ganharão maior agilidade para navegar pelas transformações, ao passo que aquelas com processos desintegrados poderão se deparar com custos elevados, erros frequentes e consideráveis entraves na adaptação”, conclui.